Les Mentions légales (ci-après la « Mentions légales ») s’applique à toute personne qui navigue utilisant les services de la Plateforme de l’Ecole interne de PSL (ci-après « Plateforme Ecole interne ») pour la gestion en ligne des inscriptions et le suivi des formations par les agents de PSL et de ses établissements-composantes dans le cadre du service mutualisé support de l’université, (ci-après le ou les « Utilisateur(s) »). La Plateforme Ecole interne est administrée et gérée par : L’Université Paris Dauphine Etablissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel ayant statut de grand établissement Dont le siège social est situé Place Maréchal de Lattre Tassigny 75016 PARSI Représentée par sa Présidente, Isabelle Huault

Et

L’Université Paris Sciences et Lettres

Etablissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel expérimental Dont le siège social est situé 60 rue Mazarine 75006 PARIS Représentée par son Président, Alain FUCHS

Les Mentions Légales ont ainsi notamment pour objectif d’informer au mieux les Utilisateurs notamment de la manière dont PSL protège les données à caractère personnel qu’elle collecte dans le cadre du Site. 

1. Responsables de traitement

L’Université PSL (désignant l’Université Paris Sciences et Lettres) ainsi que Paris-Dauphine (désignant l’Université Paris-Dauphine), sont désignés responsables conjoints de traitement dans le cadre de gestion de l’Ecole interne PSL. Elles s’emploient et s’engagent à protéger la vie privée des Utilisateurs en conformité avec leurs exigences légales et réglementaires, notamment de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite loi « Informatique et Libertés ») - et toute loi ou directive qui viendrait la compléter ou la substituer – et du règlement européen 2016/679 dit « règlement général pour la protection des données » (« RGPD »). Les principaux textes réglementaires sont accessibles en cliquant ici.

2.  Les données collectées par Paris-Dauphine

Dans le cadre du fonctionnement courant de la Plateforme Ecole interne, les responsables conjoints de traitement peuvent notamment être amenée à collecter, pour Paris Dauphine, et traiter les données de l'Utilisateur suivantes :

• Les informations d’état civil : civilité, nom, prénom, date de naissance ;
• Les coordonnées : numéro de téléphone (fixe et/ou mobile), adresses de courrier électronique professionnelle, adresse de courrier électronique personnel (facultatitf) ;
• La situation professionnelle : Etablissement employeur, fonctions, identité et adresse mail du responsable hiérarchique, statut (administratif ou enseignant-chercheur), corps, statut du corps, catégorie (A, B ou C), centre de recherche d’appartenance le cas échéant, niveau d’étude ;
• Horodatage : informations sur la date et heure de validation ou modification du formulaire ou de pièces justificatives.

Conformément à l’article 6 du RGPD, l’ensemble des Utilisateurs obéit à l’intérêt légitime de l’Université PSL à proposer à ses agents et ceux de ses établissements-composantes tout type de formations professionnelles.
Le caractère obligatoire des informations que l’Utilisateur est renseigné sur la Plateforme Ecole interne et signalé au moment de la collecte des données La collecte des données obligatoires est rendue nécessaire pour la création du compte personnel de l’agent et l’inscription aux formations proposées sur la plateforme.

3. Les finalités des traitements

En tant que responsables conjoints de traitement, PSL et Paris-Dauphine gèrent les données à caractère personnel de façon licite et loyale et en respectant les droits des Utilisateurs. Les informations recueillies par Paris-Dauphine, y compris les données à caractère personnel, sont utilisées pour la gestion des sessions de formation proposées aux agents de PSL et de ses agents. Sont distinguées les sous-finalités suivantes :

1. Gestion des demandes d’inscription à une session de formation :
   • Inscription par l’agent ;
   • Circuit de validation responsable de formation, puis par le responsable hiérarchique, puis par l’école interne.
2. Gestion de l’action de formation :
   • Planification ;
   • Attribution des participants par session ;
   • Convocation.
3. Gestion des absences / présences
4. Suivi statistiques :
   • A destination des services internes de PSL sur l’évolution des demandes de formation et sur les formations effectives ;
   • Bilans sociaux ou toutes autres documents règlementaires traitant des activités de formation.

4. La durée de conservation des données

Les données collectées sont conservées dans le cadre de leur utilisation courante par les services de PSL, et de Paris-Dauphine : les données personnelles récoltées dans le cadre de leur inscription sur la plateforme et pendant leur actualisation sont conservées pour la période durant la période de relation de travail de l’agent.
Elles seront ensuite conservées pendant cinq (5) années avant d’être supprimées.

Les droits des Utilisateurs sur leurs données à caractère personnel

En application du Chapitre III du RGPD relatif aux droits de la personne concernées, l’Utilisateur peut à tout moment demander à Dauphine de faire valoir ses droits sur ses propres données personnelles :

• Droit d’accès à ses données personnelles ;
• Droit à l’effacement des données ;
• Droit à la rectification.

Un Délégué à la protection des données a été désigné par les responsables conjoints. Pour exercer ses droits ou pour toute autre question relative à la protection des données personnelles, l’Utilisateur peut lui adresser une demande à : dpd@dauphine.psl.eu
Il pourra être demandé à l’Utilisateur de fournir une preuve d’identité avant de répondre à sa demande.
L’Utilisateur a la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) si elle considère que les traitements dont elle a fait l’objet ont été exercés en violation du règlement européen pour la protection des données.

6. Exactitude des données à caractère personnel

L’Utilisateur s’engage à ce que les données à caractère personnel le concernant communiquées sur la Plateforme Ecole interne soient à jour, exactes, complètes et non équivoques.

7. Communication des données à caractère personnel des Utilisateurs

Les responsables conjoints de traitement s’engagent à conserver toutes les données à caractère personnel collectées via la Plateforme Ecole interne et à ne les partager que dans certaines circonstances et conformément aux dispositions réglementaires applicables.
Les responsables conjoints de traitement peuvent notamment donner un accès aux données à caractère personnel des Utilisateurs à des prestataires de services tiers, agissant en tant que sous-traitants au sens du RGPD, pour exécuter des services relatifs à la Plateforme Ecole interne et notamment les services d’hébergement, de stockage, de développement et de maintenance informatique.
Ces prestataires n’agissent que sur instruction de Paris-Dauphine et n’auront accès aux données à caractère personnel des Utilisateurs que pour exécuter ces services et seront tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité.
Le sous-traitant est : Helvétius Ingénierie – Domiciliée 32 boulevard de Finlande 92000 COLOMBES.
Les responsables conjoints de traitement pourront également être amenés à communiquer les données concernant les Utilisateurs dans les cas suivants :

• En réponse à une procédure judiciaire ou administrative de toute nature ou à des mesures d’application de la loi réclamées par les autorités compétentes ;
• Pour se conformer à ses obligations légales et réglementaires notamment vis-à-vis d’autorités administratives, pour protéger les droits et/ou la sûreté d'un individu, y compris la nécessité de voir les présentes Mentions légales respectées, et d'empêcher les problèmes de fraude, de sécurité ou techniques.

8. Transfert des données à caractère personnel des Utilisateurs

Les données à caractère personnel collectées sur la Plateforme Ecole interne ne sont pas transférées en dehors de l’Espace Economique Européen.

9. Sécurité et protection des données à caractère personnel des Utilisateurs 

La sécurité des données à caractère personnel fait partie des priorités des responsables conjoints de traitement. Ils s’engagent à prendre toutes les mesures raisonnables sur le plan administratif et technique pour empêcher toute divulgation, utilisation, altération ou destruction des données à caractère personnel qu’un Utilisateur lui fournit (contrôle des accès, sécurisation des mots de passe, accès selon des habilitations spécifiques, etc.).